Adatvédelmi nyilatkozat
Novawork Hub prémium coworking

1. Az adatvédelmi nyilatkozat célja

A Novawork Hub prémium coworking terét úgy alakítottuk ki, hogy a hatékony, inspiráló munkavégzés és a kaszinókomplexum luxusvilága természetesen fonódjon össze. Ugyanezt az igényességet és átláthatóságot képviseljük a személyes adatok kezelése terén is.

Jelen adatvédelmi nyilatkozat célja, hogy részletesen, közérthető módon tájékoztassa Önt arról, hogyan kezeljük személyes adatait, amikor:

• weboldalunkat a https://novaworkhub.com címen használja,
• online vagy személyesen munkaterületet foglal,
• tagsági vagy irodahasználati szolgáltatást vesz igénybe,
• időpontot egyeztet tárgyalóink használatára,
• kapcsolatba lép velünk a Kapcsolat oldalon megadott elérhetőségeken.

Adatkezelési gyakorlatunkat a vonatkozó magyar és európai uniós jogszabályokkal összhangban alakítjuk ki, különösen az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendeletével (GDPR), valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló magyar jogszabályokkal.

2. Adatkezelő azonosítása

Az Ön személyes adatainak kezelője (a továbbiakban: Adatkezelő):

• Cégnév: Novawork Hub Korlátolt Felelősségű Társaság
• Székhely: 1051 Budapest, Példa utca 1., Magyarország
• Cégjegyzékszám: 01-09-999999
• Adószám: 12345678-2-41

Kapcsolattartás adatvédelmi ügyekben:

• E-mail: [email protected]
• Telefon: +36 70 921 4635
• Postai cím: Novawork Hub Kft., 1051 Budapest, Példa utca 1. – „Adatvédelem” megjelöléssel

Az adatkezelésért operatív szinten felelős szervezeti egység a Novawork Hub Ügyfélszolgálat és Üzemeltetés csapata, amely a foglalások, tagságok, irodahasználat és kapcsolattartás során kezelt adatokat koordinálja.

3. Adatkezelés jogalapjai

Az Ön személyes adatait minden esetben jogszerűen, tisztességesen és átlátható módon kezeljük. Az adatkezelés jogalapjai az alábbiak lehetnek:

3.1. Szerződés teljesítése vagy szerződéskötést megelőző lépések

Ide tartozik minden olyan adatkezelés, amely a coworking, irodahasználati, tárgyaló- vagy tagsági szerződés létrehozásához, teljesítéséhez, módosításához vagy megszüntetéséhez szükséges, például:

• munkaterület vagy privát iroda foglalása,
• tárgyaló vagy rendezvényterem bérlése,
• tagsági csomag választása és kezelése,
• számlázási adatok kezelése.

3.2. Jogi kötelezettség teljesítése

Bizonyos adatokat jogszabályi kötelezettség alapján kötelesek vagyunk megőrizni és kezelni (pl. számviteli, adózási, pénzmosás-megelőzési és egyéb ágazati szabályok). Ilyenek lehetnek a számlázással kapcsolatos adatok vagy egyes, jogszabály által előírt nyilvántartások.

3.3. Jogos érdekünk

Meghatározott esetekben jogos érdekünk alapján kezeljük az adatokat, például:

• szolgáltatásaink biztonságos üzemeltetése és fejlesztése,
• a coworking terek és a komplexummal közös területek rendjének és vagyonvédelmének biztosítása,
• követelések érvényesítése, jogi igények előterjesztése vagy védelme,
• korábbi vendégeinkkel való mértékletes, üzleti jellegű kapcsolattartás.

Jogos érdek alkalmazása esetén minden esetben érdekmérlegelési tesztet végzünk annak érdekében, hogy az Ön jogai és szabadságai ne sérüljenek.

3.4. Hozzájárulás

Bizonyos adatkezelések kizárólag az Ön előzetes, kifejezett hozzájárulása alapján történnek, például:

• marketing és hírlevél-kommunikáció küldése,
• eseményekre, networking programokra és exkluzív ajánlatokra vonatkozó tájékoztatás,
• profilalkotáson alapuló, személyre szabott ajánlatok közlése (amennyiben azt kifejezetten engedélyezi).

Hozzájárulását bármikor, indokolás nélkül visszavonhatja. A visszavonás nem érinti a korábbi, hozzájárulás alapján végzett adatkezelés jogszerűségét.

4. A gyűjtött és kezelt adatok köre

Az általunk kezelt személyes adatok köre mindig az adott szolgáltatás igénybevételéhez szükséges minimumra korlátozódik. Tipikusan az alábbi adatokat kezeljük:

4.1. Alapvető azonosító és elérhetőségi adatok

• vezetéknév, keresztnév
• e-mail-cím
• telefonszám
• számlázási cím, levelezési cím
• nyelvi preferencia (pl. magyar, angol)

4.2. Foglalási és tagsági adatok

• foglalás dátuma, időtartama és típusa (pl. coworking asztal, privát iroda, tárgyaló)
• választott tagsági csomag, szolgáltatáscsomag részletei
• különleges igények, preferenciák (pl. technikai felszerelés, catering igény a komplexum vendéglátó egységeiből)
• a foglalások és tagságok múltbeli előzményei

4.3. Céges és számlázási adatok

• cégnév, jogi forma
• székhely
• adószám
• számlázási kapcsolattartó neve és elérhetősége

4.4. Online azonosítók és technikai adatok

A weboldal használata során – a sütikre vonatkozó beállításaitól függően – automatikusan rögzíthetünk bizonyos technikai adatokat, például:

• IP-cím, böngészőtípus, operációs rendszer
• látogatás időpontja, időtartama
• megtekintett oldalak, kattintások, navigációs útvonalak

Ezeket az adatokat elsősorban a szolgáltatás technikai biztosítása, biztonsági célok, valamint – az Ön hozzájárulása esetén – statisztikai és analitikai célok érdekében használjuk.

4.5. Adatgyűjtés módjai

Személyes adataihoz az alábbi csatornákon keresztül jutunk hozzá:

• online foglalási és időpont-egyeztetési űrlapok kitöltése
• tagsági vagy szolgáltatási szerződés megkötése
• regisztráció hírlevélre vagy eseményre
• kapcsolatfelvétel a Kapcsolat oldalon, telefonon vagy személyesen
• weboldal használata, sütik és hasonló technológiák alkalmazásával

5. Az adatkezelés céljai

Személyes adatait egyértelműen meghatározott célokra gyűjtjük és kezeljük. Az adatkezelés főbb céljai:

5.1. Szolgáltatásaink nyújtása és a szerződés teljesítése

• coworking, iroda- és tárgyalóhasználati szolgáltatások biztosítása
• foglalások kezelése, megerősítése, módosítása, lemondása
• hozzáférés biztosítása a Novawork Hub tereihez és szolgáltatásaihoz
• igénybe vett szolgáltatások díjának kiszámlázása, fizetések kezelése

5.2. Üzleti kommunikáció és kapcsolattartás

• kapcsolattartás a foglalások, tagsági csomagok, irodahasználat kapcsán
• rendszerüzenetek, szolgáltatási értesítések küldése (pl. nyitvatartás, karbantartás, belépési információk)
• visszajelzések, észrevételek kezelése, ügyféltámogatás biztosítása

5.3. Hírlevél és marketing kommunikáció

Az Ön hozzájárulása esetén:

• hírlevelek, exkluzív ajánlatok, eseménymeghívók küldése
• a komplexummal közösen szervezett üzleti és networking programok kommunikációja
• személyre szabott ajánlatok, tartalmak megjelenítése

5.4. Jogi kötelezettségek teljesítése

• számviteli, adózási és egyéb kötelező nyilvántartások vezetése
• pénzmosás-megelőzési és egyéb hatósági előírások teljesítése, amennyiben alkalmazandók

5.5. Biztonság, minőség és fejlesztés

• informatikai rendszereink és infrastruktúránk védelme
• visszaélések, csalásgyanús esetek, jogosulatlan használat megelőzése
• szolgáltatásaink, digitális felületeink és folyamataink fejlesztése, optimalizálása

6. Adattovábbítás és adatfeldolgozók

Személyes adatait alapvetően a Novawork Hub kezeli. Bizonyos esetekben azonban harmadik felek részére is továbbíthatunk adatokat, kizárólag a szükséges mértékben, és mindig GDPR-kompatibilis feltételek mellett.

6.1. Informatikai és tárhelyszolgáltatók

Az online foglalási rendszer, a weboldal üzemeltetése, karbantartása és biztonsága érdekében igénybe vett partnerek (pl. tárhelyszolgáltató, rendszerintegrátor, e-mail szolgáltató) adatfeldolgozóként járnak el. Ők a szerződésben foglaltak szerint, kizárólag az általunk meghatározott célokra használhatják fel az adatokat.

6.2. Könyvelő és pénzügyi szolgáltatók

A számlázás és pénzügyi folyamatok teljesítéséhez külső könyvelő, pénzügyi szolgáltató is hozzáférhet a szükséges adatkezelési körben (pl. számlaadatok).

6.3. Vendéglátás és kapcsolódó szolgáltatások

Amennyiben a coworking vagy irodahasználat során a komplexum vendéglátó vagy egyéb kiegészítő szolgáltatásait is igénybe veszi, az ehhez szükséges minimum adatokat – az adott szolgáltatás biztosítása érdekében – továbbíthatjuk az érintett partnerek részére.

6.4. Hatóságok, jogi eljárások

Jogszabályi kötelezettség esetén, illetve jogi igények érvényesítése vagy védelme céljából személyes adatait hatóságoknak, bíróságoknak vagy jogi képviselőnknek is továbbíthatjuk, a vonatkozó jogszabályoknak megfelelően.

Valamennyi adattovábbítás és adatfeldolgozás során gondoskodunk arról, hogy partnereinkkel olyan szerződést kössünk, amely biztosítja a személyes adatok megfelelő védelmét és a GDPR-ban előírt kötelezettségek betartását.

7. Adatmegőrzés időtartama

Adatmegőrzési szabályainkat úgy alakítottuk ki, hogy személyes adatait csak addig őrizzük, ameddig az az adott cél eléréséhez vagy jogi kötelezettség teljesítéséhez feltétlenül szükséges.

• Szerződéses adatok: a szerződéses jogviszony fennállása alatt, majd annak megszűnését követően a polgári jogi elévülési idő végéig (általában 5 év).
• Számlázási és számviteli adatok: a vonatkozó jogszabályokban meghatározott ideig, jellemzően 8 évig.
• Foglalási adatok: a foglalás teljesítését követően legfeljebb 5 évig, amennyiben a szerződéses jogvita lehetősége fennáll.
• Hírlevél-feliratkozás: mindaddig, amíg hozzájárulását vissza nem vonja (leiratkozás), vagy amíg nem kérjük fel hozzájárulása megújítására és azt nem erősíti meg.
• Kapcsolatfelvétel során megadott adatok: az ügy lezárásától számított legfeljebb 2 évig, kivéve, ha jogvita vagy jogi igény merül fel.

Az adatmegőrzési idő lejártát követően személyes adatait biztonságos módon töröljük vagy – amennyiben ez indokolt – visszafordíthatatlanul anonimizáljuk.

8. Adatbiztonsági intézkedések

A Novawork Hub a coworking tér fizikai eleganciájához hasonlóan a digitális térben is a biztonságra és a megbízhatóságra törekszik. Ennek érdekében a következő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmazzuk:

• Hozzáférés-szabályozás: személyes adataihoz csak azok a munkatársak férhetnek hozzá, akiknek ez feltétlenül szükséges a feladataik ellátásához (szerepkör-alapú jogosultságkezelés).
• Titkosított adatátvitel: weboldalunk elérése során SSL/TLS titkosítást alkalmazunk, így a böngésző és a szerver közötti adatforgalom védett.
• Biztonsági mentések: rendszeres biztonsági mentéseket készítünk, melyeket ellenőrzött, védett környezetben tárolunk.
• Informatikai védelem: korszerű tűzfal- és behatolásvédelmi megoldásokat, naplózási és monitorozási eszközöket alkalmazunk.
• Munkatársi képzés: kollégáink rendszeres adatvédelmi és információbiztonsági képzésben részesülnek.
• Incidenskezelés: adatvédelmi incidensek kezelésére belső eljárásrenddel rendelkezünk, amely kiterjed a bejelentésre, kivizsgálásra és a szükséges hatósági és érintetti értesítésekre.

9. Az érintettek jogai

Az Ön személyes adataival kapcsolatban a GDPR és a vonatkozó magyar jogszabályok alapján az alábbi jogok illetik meg:

9.1. Hozzáféréshez való jog

Jogosult tájékoztatást kérni arról, hogy kezeljük-e személyes adatait, és ha igen, milyen adatokat, milyen célból, milyen jogalapon és mennyi ideig kezelünk, továbbá kik kapják meg ezeket az adatokat.

9.2. Helyesbítéshez való jog

Ha úgy ítéli meg, hogy az általunk kezelt személyes adatai pontatlanok vagy hiányosak, kérheti azok helyesbítését vagy kiegészítését.

9.3. Törléshez („elfeledtetéshez”) való jog

Bizonyos esetekben kérheti személyes adatainak törlését, például ha az adatkezelés jogalapja a hozzájárulás, és azt visszavonja, vagy ha az adatkezelés már nem szükséges az eredeti cél eléréséhez. A törlési kötelezettség alól kivételt képeznek azok az adatok, amelyeket jogszabályi kötelezettség miatt kell megőriznünk.

9.4. Az adatkezelés korlátozásához való jog

Meghatározott esetekben kérheti személyes adatainak kezelésének korlátozását, például ha vitatja az adatok pontosságát vagy tiltakozik az adatkezelés ellen. Ilyenkor az adatokat csak meghatározott körben kezelhetjük tovább.

9.5. Adathordozhatósághoz való jog

Jogosult arra, hogy az Önre vonatkozó, általunk kezelt, Ön által rendelkezésre bocsátott személyes adatokat strukturált, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, és kérheti azok továbbítását egy másik adatkezelőhöz, amennyiben az adatkezelés hozzájáruláson vagy szerződésen alapul, és automatizált módon történik.

9.6. Tiltakozáshoz való jog

Jogosult bármikor tiltakozni személyes adatainak jogos érdeken alapuló kezelése ellen, ideértve a közvetlen üzletszerzési célú adatkezelést is. Tiltakozás esetén nem kezeljük tovább adatait, kivéve, ha kényszerítő erejű jogos okok bizonyíthatók.

Jogainak gyakorlására vonatkozó kérelmét a Kapcsolat és egyéb információk pontban megadott elérhetőségek valamelyikén juttathatja el hozzánk. A kérelmeket indokolatlan késedelem nélkül, legkésőbb 1 hónapon belül megválaszoljuk.

10. Hozzájárulás visszavonása és panasz lehetősége

10.1. Hozzájárulás visszavonása

Amennyiben valamely adatkezelésünk az Ön hozzájárulásán alapul (pl. hírlevél, marketing célú megkeresés), hozzájárulását bármikor, indokolás nélkül visszavonhatja az alábbi módokon:

• a tőlünk kapott e-mailek alján található „leiratkozás” linkre kattintva,
• e-mailben a [email protected] címre küldött egyértelmű nyilatkozattal,
• postai úton vagy személyesen, írásban benyújtott kérésével.

A hozzájárulás visszavonása nem érinti a visszavonás előtt a hozzájárulás alapján végrehajtott adatkezelés jogszerűségét.

10.2. Panasz benyújtása felügyeleti hatósághoz

Ha úgy véli, hogy személyes adatai kezelése sérti a hatályos adatvédelmi jogszabályokat, jogosult panaszt benyújtani a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti felügyeleti hatósághoz, különösen a következő szervhez:

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH)
Székhely: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.
Postacím: 1363 Budapest, Pf. 9.
Telefon: +36 70 921 4635
E-mail: [email protected]
Web: https://www.naih.hu

A hatósági jogorvoslat igénybevételét megelőzően javasoljuk, hogy először közvetlenül velünk vegye fel a kapcsolatot, hogy a felmerült kérdéseket, észrevételeket a lehető leggyorsabban és legkorrektebb módon rendezhessük.

11. Kapcsolat és egyéb információk

Adatkezeléssel kapcsolatos kérdéseivel, jogaival kapcsolatos kérelmeivel, illetve észrevételeivel az alábbi elérhetőségeken kereshet bennünket:

• E-mail: [email protected]
• Telefon: +36 70 921 4635
• Postai cím: Novawork Hub Kft., 1051 Budapest, Példa utca 1. – „Adatvédelem”
• Online kapcsolatfelvétel: a Kapcsolat oldalon elérhető űrlapon keresztül

Amennyiben szolgáltatásainkkal, foglalásokkal vagy tagságokkal kapcsolatban keres bennünket, használhatja a következő oldalakat is:

• Foglalás és időpont-egyeztetés
• Tagsági csomagok
• Munkaterek és coworking zónák
• Privát irodák
• Tárgyalók és meeting terek

Jelen adatvédelmi nyilatkozatot időről időre felülvizsgáljuk, hogy az megfeleljen a jogszabályi követelményeknek és a Novawork Hub szolgáltatásainak aktuális struktúrájának. A módosítások a https://novaworkhub.com/privacy-policy/ oldalon kerülnek közzétételre, a frissítés dátumának feltüntetésével.